Toimintaperiaatteet

1. Seura tukee jäsentensä taiteellista toimintaa

1.1. Produktiot

Seura voi tuottaa jäsentensä produktioita. Produktiolla tarkoitetaan mitä tahansa työryhmän tai yksittäisen taiteilijan suunnittelemaa ja toteuttamaa taiteen alalle sijoittuvaa työtä, jonka seura tuottaa. Esimerkkejä tällaisesta työstä ovat muun muassa esitys, taidenäyttely, installaatio, sävellys, konsertti, performanssi, elokuva, seminaari, konferenssi, ja niin edelleen.

1.1.1. Miten suunnitellusta produktiosta muodostuu seuran tuotanto?

Sellainen produktio, jonka työryhmässä on vähintään yksi seuran jäsen, voi hakea seuran tuotannoksi. Seuran tuotannoksi haetaan esittelemällä produktio hallitukselle. Esittelytapa on vapaa, esimerkiksi kirjallisesti toimitettuna tai suullisesti hallituksen kokouksessa. Produktio tulee esitellä aikaisessa suunnitteluvaiheessa.

Hallitus päättää kokouksessaan, ottaako seura produktion tuotannokseen. Päätöstä tehdessä otetaan huomioon esimerkiksi, onko produktio hallituksen mielestä kiinnostava, sopiiko se millään lailla hallituksen kokemaan seuran henkeen ja linjaan, onko esitelty produktio toteuttamiskelpoinen, onko seuralla resursseja tuottaa produktio, mitä muita produktioita seuralla on jo aktiivisesti tuotannon alla. Resursseja pohtiessaan kuulee hallitus tuottajaa, liittyen tämän käytettävissä oleviin työtunteihin ja seuran budjettiin. Hallituksen päätöksestä ilmoitetaan produktion työryhmälle mahdollisimman pian.

Sellainen produktio, jonka työryhmässä ei ole yhtään seuran nykyistä jäsentä, voi hakea seuran produktioksi sillä ehdolla, että vähintään 1/3 produktion työryhmän jäsenistä (pyöristetään ylöspäin tai alaspäin lähimpään kokonaislukuun, kuitenkin vähintään 1 henkilö) liittyvät normaalein liittymismenetelmin seuran jäseniksi samalla kun produktio valitaan seuran tuotannoksi.

Seura voi julistaa tuotantohaun, mutta normaali käytäntö on, että tuotannoksi hakevat sellaiset produktiot, joiden työryhmällä on jo valmiiksi jonkinlainen kontakti seuraan. Hakuajankohta on vapaa.

1.1.2. Tuotantoon liittyvät edut ja vastuut

Seuran tuotannoilla on seuraavia etuja seuran puolelta:

*Seuran tuottaja toimii produktion tuottajana tai osatuottajana.

*Seura voi nimissään hakea apurahoja produktiota varten.

*Seura voi mainostaa produktiota.

Seuran tuotannoilla on seuraavia vastuita seuraa kohtaan:

*Sellaisessa rahavirrassa, jossa seuran nimissä ja/tai seuran tuottajan työpanoksella saadaan produktiolle rahaa, tulee rahan kiertää seuran kautta. Ts. seura ottaa vastaan produktiolle seuran nimissä myönnetyt apurahat, seura hoitaa produktioon liittyvät laskuttamiset ja maksut, seuralle tilitetään produktion lipputulot.

*Kuitenkin, jos produktion jäsenet itsenäisesti, ilman seuran osallisuutta, hankkivat produktiolleen rahoja, ei näiden rahojen tarvitse kiertää seuran kautta. Esimerkkejä tällaisesta ovat produktion jäsenten itse itselleen tai produktiolleen hakemat työskentely- tai muut apurahat, tai itsenäisesti hoidetun lipunmyynnin tulot.

*Produktion varat, jotka edellisen kohdan mukaan kiertävät seuran kautta, siirtyvät ES-prosentin alaisuuteen (esitellään tarkemmin kohdan ”Talous” alla), jolloin niistä siirretään 10 % seuralle.

*Produktio ilmoittaa seuralle katsojaluvut tai kävijämäärät, jotta seura voi ne nimissään tilastoida.

1.1.3. Tuotantojen elinkaari

Seuran tuotannoilla voidaan ajatella olevan kolme vaihetta. Ensimmäinen vaihe on produktion suunnittelu-, harjoittelu- ja avajaisvaihe, jolloin työryhmä työstää seuran aktiivisella tuella esityksen (tai muun vastaavan) ideasta ensi-iltaan. Toinen vaihe on esityksen (tai muun vastaavan) ohjelmistovaihe, jolloin teosta esitetään eri yhteyksissä, seuran tarjotessa tukeaan. Kolmas vaihe on esityksen siirtyminen ei-aktiiviseksi tuotannoksi, jolloin produktion työryhmä tai seura ei enää aktiivisesti työskentele produktion parissa, ts. se siirtyy maininnaksi seuran aiemmasta toiminnasta toimintakertomuksiin ja verkkosivuille.

Näihin vaiheisiin siirrytään orgaanisesti, eikä mikään estä siirtymästä myöhäisemmästä vaiheesta takaisin aikaisempaan, tai etteikö voisi olla muitakin vaiheita. Tällaisten vaiheiden välillä siirtyminen on kuitenkin tiedostettava, jotta seuran hallitus voi ottaa ne huomioon päätöksiä tehdessään, ja jotta seuran tuottaja voi ottaa ne huomioon töitään suunnitellessaan.

1.2. Tuki

Jos seuran jäsen on tekemässä tai on osana produktiota, joka ei ole seuran tuotanto, voidaan produktiolle myöntää hyvin pieni summa tukea. Tällöin seura tukee jäsenensä produktiota.

Produktio voi saada tukea ainoastaan kuluihin (esimerkiksi matkakulut, laite- tai pukuvuokra, yksittäisiä menoja, …), mutta ei minkäänlaisiin palkkioihin (esimerkiksi esitys- tai työpalkkiot, palkat). Vapaamuotoinen pyyntö tuesta lähetetään seuran tuottajalle tai puheenjohtajalle ennen kuin tuen tarkoitus toteutuu, ts. ennen esimerkiksi matkan tai vuokran toteutumista.

Seuran puheenjohtaja yksin myöntää korkeintaan noin 100 € -suuruisen tuen. Harkinnanvaraisen tuen myöntämisen päätökseen vaikuttaa henkilön tai produktion aiemmin seuralta hakemat tuet, kaikki muut samaan aikaan tai aiemmin haetut tuet, seuran senhetkinen taloudellinen tilanne, sekä muut puheenjohtajan mielestä päätökseen oleellisesti vaikuttavat seikat.

Tuki maksetaan ainoastaan ja vasta kuitteja vastaan.
Tukea saanut produktio mainitsee tiedotteissaan ja mainoksissaan seuran tukevan produktiota.

Tukea voidaan yksittäistapauksissa maksaa myös seuran omille tuotannoille (esimerkiksi lisäesitysten matkakuluihin).

Tuelle ei ole määritelty omaa kohtaansa seuran budjetista, vaan budjettia tuottajan kanssa luodessaan saa puheenjohtaja kuvan tukiin käytettävissä olevasta rahasta.

1.3. Muut

Tuen ja tuotannon välimaastoon voi sijoittua seuran osatuotannot. Tällöin kyseessä on produktio, johon seura osallistuu joko (tukea suuremmalla) rahapanoksella tai työpanoksella tai apurahahakemusten allekirjoittajana, mutta ei ota koko tuotantovastuuta itselleen. Seuraa saa tässä tapauksessa myös osatuotantomaininnan kaikkiin tiedotusmateriaaleihin, sekä oikeuden tilastoida katsojaluvut nimissään.

Seura voi yksittäistapauksissa tarjota omille produktioilleen tai jäsentensä produktioille harjoitustiloja käyttöön, vuokraamalla niitä Eskukselta. Näissä tilanteissa pätevät suunnilleen samat periaatteet kuin tukien kohdalla, pois lukien kuitteja ja ottaen huomioon että tilavuokriin voi mennä hiukan suurempi summa rahaa.

Muita (taloudellisia) tapoja seuralle avustaa tai tukea jäsentensä toimintaa ei tällä hetkellä ole. Kuitenkin esimerkiksi erillisestä lämmittelyrahasta vanhoille produktioille on ollut keskustelua.

2. Tiedottaminen

Seura tiedottaa toiminnastaan verkkosivuillaan ja mainoksin.

Seuran tuotantona oleva produktio tuottaa tai hankkii itse omat mainoksensa, sekä maksaa kaikki siihen liittyvät kulut; seura ei maksa mainosten tuottamista. Tällaisten produktioiden mainoksissa täytyy seuran nimi ja logo olla kohtuullisella tavalla näkyvissä.

Seura maksaa hallituksen päätöksen perusteella mainostilaa tuottamilleen produktioille. Hallituksen päätös voi perustua produktioiden ehdotuksiin, mutta päätöstä tehdessään ottaa hallitus huomioon kyseisen vuoden markkinointibudjetin, sekä muut sen vuoden esitykset ja muut markkinointitarpeet. Mainostamiseen liittyviä päätöksiä tehdään tarpeen mukaan hallituksen kokouksissa.

3. Talous

Talouteen liittyvistä hallitusrutiineista voi yleisesti todeta, että apurahojen hakuajankohdat ovat seuralle tärkeitä, koska niitä edeltävissä kokouksissa päätetään, mille seuran produktioille haetaan tukea ja mistä.

3.1. ES-prosentti

”ES-prosentti” (tai ”produktioprosentti”) on seuran hallituksen produktioilleen määrittelemä tuotantokulu. ES-prosentti tarkoittaa sitä, että 10 % kaikista produktion seuran nimissä hankkimista rahallisista tuloista siirtyy seuralle. Toisin sanoen, kun produktio onnistuu seuran nimissä hankkimaan itselleen rahaa, niin kulkiessaan seuran kautta siirtää seura kaikesta tästä rahasta 10 % itselleen. Tällaiseen ”seuran nimissä” hankittuun rahaan kuuluvat seuran nimissä haetut apurahat, produktion lipputulot, ynnä muut. ”Seuran nimissä” hankittuun rahaan eivät kuulu esimerkiksi produktiolle työryhmänä haetut apurahat tai työryhmän jäsenille myönnetyt henkilökohtaiset työskentelyapurahat.

On olemassa apurahoja myöntäviä säätiöitä ja rahastoja, jotka maksavat myönnetyt työskentelyapurahat ainoastaan suoraan produktion työryhmän jäsenten tileille, vaikka koko apuraha haettaisiinkin seuran nimissä. (Tällaisia tahoja ovat muun muassa Koneen säätiö) Tällaisten säätiöiden apurahahakemuksiin lisätään haettavaan rahamäärään 10 % kokonaissumman euromäärästä, ja merkitään se hakemuksessa vaikkapa ”tuotantokulujen” tai ”hallintokulujen” alle. Jos tällainen säätiö ei maksa ES- prosenttia, esimerkiksi poistamalla ”hallintokulut” ja maksamalla ainoastaan suoraan työryhmälle työskentelyapurahoja, ei seura voi pyytää produktion jäseniä maksamaan ES-prosenttia näistä suoraan itselleen saamista rahoista.

ES-prosentin seuralle tuottama raha käytetään seuran kaikkeen toimintaan. Tämä raha ei seuralle siirtyessään ole enää millään lailla kytköksissä rahan lähteenä toimineeseen produktioon.

3.2. Laskuttaminen seuran kautta

Seuran jäsenistö voi käyttää seuraa erilaisten taiteellisten ja akateemisten töiden laskutuksessa. Taiteellisten töiden käsite tulkitaan hyvin laajasti niin, että vaikkapa juontokeikka lukeutuu sellaiseksi. Muiden töiden (kuten esimerkiksi putkityöt) laskutus ei tällä hetkellä ole sallittua.

Jos jäsen siis tekee töitä kolmannelle osapuolelle, voi hän halutessaan pyytää seuraa laskuttamaan kolmatta osapuolta, jolloin seura laskusta maksun saatuaan maksaa jäsenelle palkkion (kulujen jälkeen) palkkana. Tätä palvelua voivat käyttää ainoastaan seuran jäsenet omiin palkkoihinsa.

Seura perii laskuttamisesta 10 € per lasku.

4. Uudet jäsenet

Seuran jäsenhakemukset käsittelee hallitus. Jos hakemus hyväksytään, täytyy hakijan vahvistaa jäsenyytensä maksamalla liittymismaksun, joka on määrältään kyseisen vuoden jäsenmaksun suuruinen, ja joka korvaa sen vuoden jäsenmaksun. Vasta tämän jälkeen lisätään hakija jäsenrekisteriin.

5. Seuran kalusto

Seura ylläpitää listaa omistamastaan kalustosta (esitystekninen laitteisto, rekvisiitta, tanssimatot, …). Tuottaja päivittää kalustolistaa ja jakaa sitä tarpeen mukaan seuran jäsenille. Kalusto on käytännössä varastoituna Eskuksen varastotilaan.

Seuran jäsenet voivat lainata kalustoa tarpeen mukaan. Kalusto on olemassa ensisijaisesti seuran produktioita varten, mutta kalustoa voidaan lainata mihin tahansa tarkoituksiin. Lainasta ilmoitetaan seuran tuottajalle, joka pitää kirjaa lainoista. Lainaaja vastaa kaluston kunnosta ja pyrkii palauttamaan tavaran siinä kunnossa missä sen on lainannutkin. Lainassa vaurioituneesta tai tuhoutuneesta kalustosta saatetaan periä korvaus.

Jos seura hankkii produktiota varten kalustoa, siirtyy se produktion aktiivikauden loputtua seuran varastoitavaksi, listattavaksi ja lainattavaksi.